Yönetim Kurulu Akışı

MEF Üniversitesi CELT birimi, sürekli gelişim anlayışını desteklemek amacıyla PUKÖ Döngüsü (Planla – Uygula – Kontrol Et – Önlem Al) prensiplerine dayalı bir yönetim modeli uygulamaktadır.
Bu sistem, şeffaflık ve hesap verebilirlik ilkeleri doğrultusunda yapılandırılmış olup, süreçlerin etkin bir şekilde yönetilmesini ve sürekli iyileştirilmesini hedeflemektedir.

Toplantı Takvimi ve Yapısı

Yönetim Kurulu, yılda toplam 6 toplantı düzenler; her dönem için 3 toplantı gerçekleştirilir.
Her toplantı yaklaşık 1,5 saat sürer ve önceden belirlenmiş bir gündem doğrultusunda yapılandırılır. Toplantılar yüz yüze veya çevrim içi ortamda yapılır. İlgili dokümanlar toplantı öncesinde katılımcılarla paylaşılır ve gündem maddeleri netleştirilir.

Not: PUKÖ Döngüsü'nün "Uygula" ve "Önlem Al" aşamaları doğrudan Komite tarafından değil, CELT Ekibi tarafından yürütülmektedir.

🔁 PUKÖ Döngüsü Uygulaması

🧩 Planla

Dönem başında, Yönetim Kurulu ile yapılan toplantı sonucunda somut hedefler belirlenir.
Bu hedeflere ulaşmak için gerekli adımlar ve stratejiler detaylı bir şekilde planlanır.

Öncelikli ihtiyaçlar analiz edilir ve belirlenen adımlar yıllık çalışma takvimine entegre edilir.
Toplantı çıktıları ve oluşturulan plan, resmi bir belge haline getirilerek raporlanır ve kayıt altına alınır.

🚀 Uygula

Yönetim Kurulu tarafından belirlenen hedefler doğrultusunda uygulama süreci başlatılır. Tüm uygulama adımları CELT Ekibi tarafından hayata geçirilmektedir.

Operasyonel çalışmalar sistemli şekilde yürütülür ve süreç boyunca düzenli veri toplanır. Elde edilen bulgular, ilerleyen aşamalarda yapılacak değerlendirme çalışmalarına temel oluşturmaktadır.

📊 Kontrol Et (Dönem Ortası – Biçimlendirici Değerlendirme)

Dönemin ortasında, yürütülen çalışmaların ilerlemesi sistematik bir şekilde gözden geçirilmektedir. Hedeflere ulaşma durumu detaylı olarak değerlendirilmekte, süreç boyunca karşılaşılan zorluklar ve sapmalar tespit edilmektedir.
İhtiyaç duyulması halinde, süreçlere yön verecek düzeltici adımlar geliştirilmekte ve uygulanmak üzere öneriler oluşturulmaktadır.

Bu değerlendirme aşamasında, dönem başında hazırlanan plan ve hedeflerin yer aldığı rapor esas alınmaktadır. CELT Ekibi, bu rapor üzerinden ilerlemeyi analiz etmekte ve güncellenmiş bulgularla birlikte Komite’ye Dönem Ortası Değerlendirme Raporu sunmaktadır.
Söz konusu rapor, mevcut durumu ortaya koyarak sürecin gerektiğinde yeniden şekillendirilmesine imkân tanımaktadır.

📈 Kontrol Et (Dönem Sonu – Sonuç Değerlendirmesi)

Dönemin sonunda, genel çıktıların ve performansın kapsamlı bir analizi gerçekleştirilmektedir. Başlangıçta belirlenen hedefler ile elde edilen sonuçlar karşılaştırılarak başarı düzeyi ölçülmektedir.
Bu değerlendirme sonucunda, öne çıkan başarılar ve gelişim alanları belirlenmekte, elde edilen öğrenimler ise gelecek dönemlerin planlamasına ışık tutacak şekilde kayıt altına alınmaktadır.

🛡️ Önlem Al

Uygulama sürecinde tespit edilen sapmalar ve eksiklikler, CELT Ekibi tarafından analiz edilmekte; düzeltici ve önleyici eylem planları oluşturularak uygulanmaktadır. Yapılan tüm iyileştirme çalışmaları kayıt altına alınmakta ve raporlanmaktadır.

Bu raporlar, yıllık planlamaların ve birim içi iş akışlarının güncellenmesinde temel veri olarak kullanılmakta; böylece süreçler sürekli iyileştirilmekte ve hedeflere daha sistematik bir şekilde ulaşılmaktadır.

CELT Ekibinin Rolü

CELT Ekibi, uygulama ve önlem alma aşamalarını yürütmektedir. Belirlenen hedefler doğrultusunda planlanan çalışmaları sistematik bir şekilde uygulamakta, süreç boyunca ortaya çıkan iyileştirme ihtiyaçlarını tespit etmektedir.

Tespit edilen sapmalar doğrultusunda gerekli düzeltici adımları geliştirmekte ve zamanında uygulamaktadır.
Gerçekleştirilen tüm uygulama ve iyileştirme faaliyetleri düzenli olarak kayıt altına alınmakta ve Komite’ye detaylı raporlar sunulmaktadır.

Bu yapı sayesinde, süreçlerin şeffaflığı artırılmakta, işleyiş düzenli olarak izlenmekte ve bir sonraki dönem planlamalarına sağlam veri tabanı oluşturulmaktadır.

📈 Performans Takibi ve İyileştirme Süreci

Sürecinin başarısı, belirlenen çeşitli ölçütler doğrultusunda sürekli olarak değerlendirilmektedir. Bu ölçütler arasında:

• Hedeflerin gerçekleşme oranı,

• Toplantılara katılım ve katkı düzeyi,

• Süreç içerisinde toplanan geri bildirimler yer almaktadır.

Her toplantı sonrasında alınan geri bildirimler sistematik olarak analiz edilmekte ve elde edilen bulgular doğrultusunda süreçler dinamik bir biçimde iyileştirilmektedir.
Bu yaklaşım, hem mevcut süreçlerin güçlendirilmesine hem de gelecekteki çalışmaların daha etkili planlanmasına olanak sağlamaktadır.

🎯 Neden Bu Yapı?

Bu yapı, değişen koşullara esnek ve hızlı bir şekilde uyum sağlanmasını mümkün kılmaktadır. Şeffaflık, katılımcılık ve sürekli gelişim ilkeleri doğrultusunda oluşturulan süreçler, Yönetim Kurulu üyelerinin kurumsal gelişimin aktif birer parçası olmalarını teşvik etmektedir.
Aynı zamanda CELT Ekibi, uygulama ve iyileştirme süreçlerini etkin bir şekilde yöneterek sürdürülebilir başarıyı desteklemektedir.